No cenário atual do varejo, onde cada minuto conta para manter a competitividade e a saúde financeira, ainda vemos muitos pequenos empresários gastando horas em tarefas que não precisariam mais ser feitas manualmente. O que para alguns pode parecer rotina, na verdade, significa perda de tempo, possíveis erros e dificuldade em crescer. Conforme mostramos em nosso guia sobre ERP para pequenas empresas, a automação já está ao alcance de quem deseja dar o próximo passo.
Automatizar tarefas é sair do piloto automático da rotina e ganhar o volante do próprio negócio.
Uma pesquisa da Yalo, citada aqui pelo portal Terra, mostra que 41% dos varejistas ainda gastam mais de duas horas por semana só em reposição de estoque de maneira manual. Já pensou o que esses empreendedores poderiam realizar com esse tempo livre?
As tarefas mais comuns (e manuais) do varejo
Com base em anos de experiência ao lado de lojistas de todos os portes, elencamos cinco atividades do varejo que não precisam mais ser feitas à mão. Veja como essas rotinas podem ser automatizadas usando um ERP como o 77Gestão, alcançando mais controle, agilidade e menos retrabalho.
1. Controle manual de estoque
Quantos de nós já presenciamos o drama do papel e caneta, ou da planilha com dezenas de abas, para saber quanto ainda resta no estoque? Além de consumir tempo, esse método traz alto risco de informações defasadas, excessos ou faltas de mercadorias e até prejuízo por perdas invisíveis.
Manter o controle de estoque manualmente resulta quase sempre em falhas, seja por esquecimentos, erros de digitação ou registros duplos.Com sistemas como o 77Gestão, esse processo passa a ser digital. Cada venda, entrada ou saída é registrada automaticamente. O sistema ainda emite alertas de mínimo e permite a importação automática de notas fiscais para atualizar quantidades, evitando rupturas ou excessos. Já apresentamos no nosso conteúdo sobre automação exemplos práticos de como pequenos negócios eliminaram planilhas e ganharam tranquilidade para focar na venda.
2. Conciliação bancária e controle de caixa manual
Ainda vemos gestores separando extratos bancários, conferindo cada lançamento e batendo com o livro-caixa no fim do dia. Em casos de maior fluxo financeiro, é comum perder lançamentos ou não identificar rapidamente inadimplências e despesas recorrentes.
Quando a conciliação bancária é automatizada, conseguimos detectar divergências no mesmo instante e manter o caixa sempre ajustado.No 77Gestão, o importador de arquivos OFX realiza a conciliação em poucos cliques. Todas as entradas e saídas são cruzadas com o extrato bancário, destacando imediatamente o que está certo e sinalizando pendências. Com essa dinâmica, acabamos com aquela pilha de comprovantes e com a ansiedade de não saber o saldo real.
3. Emissão manual de notas fiscais e relatórios fiscais
Quem já precisou gerar nota fiscal ou relatório fiscal a cada venda sabe como é desgastante acessar portais, copiar informações, digitar dados e, ao final, estar sujeito a inserir números errados. Isso, além de expor a empresa a autuações fiscais e desgastar a relação com o cliente.
Emitir notas fiscais manualmente consome tempo e aumenta o risco de erros fiscais.
Ao integrar o sistema de gestão com o módulo fiscal, como ocorre no 77Gestão, todas as vendas geram automaticamente a NFe, NFSe ou outros documentos tributários exigidos, sem retrabalho. Também é possível disparar relatórios e registros obrigatórios a partir de filtros personalizados, organizando seu histórico fiscal para possíveis auditorias e facilitando as obrigações acessórias.
4. Controle de contas a pagar e receber pelo método tradicional
Receber um boleto, anotar em agenda, esperar o vencimento, lembrar de pagar no dia certo, faturar clientes manualmente, controlar depósitos... Muitos varejistas ainda confiam nesse processo. Porém, esquecimentos e atrasos se acumulam, prejudicando o fluxo de caixa e a credibilidade da empresa.
Ao migrar para um ERP completo, todas as contas são cadastradas, categorizadas e monitoradas. Notificações automáticas informam vencimentos próximos, baixa de pagamentos é conciliada automaticamente e, quando há integração com gateways, o envio de cobranças e o controle de recebíveis se tornam simples.
- Notificações de vencimentos por e-mail ou painel;
- Conciliação de recebíveis com extrato bancário;
- Controle em tempo real dos saldos disponíveis;
- Relatórios claros de inadimplência.
Esse controle é fundamental, como explicamos em detalhes em nossos artigos sobre gestão, para evitar perdas e manter a saúde financeira em dia.
5. Organização de dados de clientes e geração de propostas de venda manualmente
Guardar cadastros de clientes em papéis, montar propostas em arquivos de texto soltos, esquecer de registrar uma venda ou não acompanhar o resultado de campanhas é algo ainda rotineiro em muitas operações. Mesmo quando o negócio cresce, esse tipo de rotina é feito à mão e consome horas valiosas.
Automatizar o cadastro e o histórico de clientes permite conquistar mais vendas e fidelizar sem perder tempo buscando informações antigas.O sistema 77Gestão centraliza os dados, possibilita segmentar por perfil, registrar todo o relacionamento, enviar propostas e acompanhar as respostas dentro do próprio ambiente. Relatórios de conversão e acompanhamento de vendas ficam acessíveis em poucos minutos.
Como identificar tarefas que podem ser automatizadas?
Em nossa experiência, existem sinais claros de tarefas que deveriam ser automatizadas:
- Repetem-se com frequência, sem alteração do processo;
- Dependem de conferência manual ou vários passos para concluir;
- Geram retrabalho constante ou têm histórico de erros;
- Podem ser padronizadas em fluxos simples.
Se sua equipe reclama de cansaço, se há anotações em muitos lugares, se atrasos acontecem mesmo em tarefas básicas, está na hora de buscar alternativas digitais. O impacto é sentido em menos tempo investido e menos esforço para fazer tarefas de rotina, o que pode ser visto no crescimento do varejo, conforme dados do IBGE apontam um crescimento de 0,5% e recorde no setor.
O impacto da automação no dia a dia do varejo
Ao automatizarmos processos, não apenas ganhamos tempo, mas melhoramos a qualidade das informações e das entregas ao cliente. Isso significa tomar decisões com dados atualizados, antecipar demandas de estoque, evitar atrasos fiscais e financeiros e criar um relacionamento mais profissional com parceiros e clientes.
Com menos retrabalho, a equipe pode focar em estratégias de venda, inovação e expansão do negócio. O resultado é um ciclo de eficiência: menos erros, maior controle, mais competitividade. E o melhor, sem depender de grandes investimentos ou de equipes numerosamente mais robustas.
Conclusão
O varejo não precisa mais ser refém de tarefas operacionais repetitivas e arriscadas. Softwares como o 77Gestão mostram na prática que, ao automatizar as tarefas certas, sobra mais tempo e energia para crescer. Estudos e dados atuais mostram que quem automatiza sai na frente.
O futuro do varejo é digital e automatizado. E ele já está disponível para empresas de todos os portes.
Se você se identificou com alguma dessas rotinas manuais, conheça mais sobre nosso guia prático de implantação de sistemas de gestão e tire suas dúvidas sobre automação direto no nosso portal. Experimente 77Gestão e sinta a diferença de ter o controle do seu negócio nas mãos!
Perguntas frequentes
Quais tarefas do varejo podem ser automatizadas?
A maioria das tarefas repetitivas do varejo pode ser automatizada, como cadastro de produtos, controle de pedidos, emissão de notas fiscais, conciliação bancária, controle de estoque e acompanhamento de inadimplentes. O uso de um ERP centraliza essas atividades e libera o varejista para trabalhar em ações mais estratégicas.
Como automatizar o controle de estoque?
Automatizar o controle de estoque é simples com um sistema de gestão. Registre todas as entradas e saídas de maneira digital, integre o ERP às vendas e compras e ative alertas automáticos de mínimo. Isso elimina a necessidade de contagens manuais constantes e garante precisão nas informações.
Vale a pena investir em sistemas digitais?
Investir em sistemas digitais traz mais precisão, agilidade e organização para o comércio, reduzindo erros e aumentando o tempo disponível para focar em vendas e atendimento. Pequenos varejistas podem perceber rapidamente o retorno sobre esse investimento, especialmente ao evitarem problemas de controle manual.
Como reduzir erros operando manualmente?
A única forma realmente efetiva de reduzir erros em tarefas repetitivas é automatizar os processos. Sistemas digitais padronizam fluxos, têm validações e notificações automáticas e reduzem a interferência humana, principal fonte de falhas nessas atividades.
Quais os benefícios da automação no varejo?
Os principais benefícios são agilidade, confiabilidade, redução de retrabalho, maior controle financeiro e visibilidade, além de melhorar a experiência do cliente. Automação também reduz custos com erros, multas fiscais ou de estoque, e permite ao negócio crescer de forma sustentável.
