Se você já se pegou em meio a uma pilha de extratos bancários, digitando manualmente lançamentos financeiros em seu sistema de gestão, certamente percebeu como esse processo pode tomar tempo e criar margem para erros. Em nossa vivência, notamos que muitas empresas de pequeno porte vivem essa realidade e buscam maneiras de simplificar a gestão financeira. Entre as soluções disponíveis, o uso do arquivo OFX e a automação da conciliação bancária se destacam como uma das mais grandes mudanças na rotina financeira.
O que é arquivo OFX e para que serve?
OFX (Open Financial Exchange) é um formato padrão de arquivo criado para facilitar a troca de informações financeiras entre bancos, clientes e sistemas de gestão. Ele é lido por vários tipos de softwares e está presente nos principais bancos do Brasil. O arquivo OFX nada mais é do que um documento digital, geralmente baixado pelo internet banking, que traz todos os registros de movimentações da conta bancária em formato digital e organizado.
O objetivo principal do OFX é automatizar o processo de alimentação dos extratos bancários em sistemas de gestão, como o 77Gestão. Isso reduz o trabalho manual de digitação, permite uma conciliação mais rápida e diminui possíveis erros na contabilização das entradas e saídas. Nossa experiência deixa claro: automatizar essa etapa transforma a rotina financeira da empresa.
O OFX conecta bancos, sistemas e pessoas.
Como o OFX se encaixa na gestão financeira?
No dia a dia, a gestão financeira de uma pequena empresa envolve estar sempre atento ao fluxo de caixa, rastrear pagamentos e recebimentos e manter o controle de cada centavo que entra ou sai. Ao importar o arquivo OFX, todas as transações registradas pela instituição financeira são trazidas para o sistema de gestão, poupando tempo do responsável financeiro e garantindo que nenhuma movimentação fique de fora.
Ao integrar o OFX no ERP, como fazemos no 77Gestão, a rotina de conferência se torna muito mais rápida e assertiva, o que também ajuda nos relatórios gerenciais e na tomada de decisão.
Por que automatizar a conciliação bancária?
Automatizar a conciliação bancária significa dizer adeus ao trabalho manual de lançar registro por registro de cada movimentação financeira do extrato bancário. As vantagens vão além do ganho de tempo:
- Redução de erros: A inserção automática das movimentações diminui falhas humanas comuns em digitações, como duplicidade ou omissão de registros.
- Economia de tempo: O tempo investido em lançar dados passa a ser utilizado em análises realmente relevantes para o negócio.
- Visão financeira atualizada: O controle do saldo bancário e das pendências fica mais claro e preciso.
- Melhor tomada de decisão: Relatórios financeiros e gestão do fluxo de caixa ficam mais fáceis e rápidos.
Vimos na prática que empresas que automatizam a conciliação bancária conseguem focar mais energia em crescer, vender mais e aprimorar o atendimento ao cliente.
Como importar o arquivo OFX para automação?
O processo de importação de um arquivo OFX é simples e pode ser realizado por qualquer responsável financeiro, mesmo quem não tem familiaridade com tecnologia. Vamos mostrar um passo a passo prático utilizando sistemas como o 77Gestão:
- Faça login no internet banking do seu banco e acesse a área de extratos bancários.
- Busque a opção de exportar ou baixar o extrato. Selecione o formato OFX e faça o download para o computador.
- Abra o seu sistema de gestão, como o 77Gestão, e acesse o módulo financeiro ou de conciliação bancária.
- Escolha a opção “importar extrato”, selecione o arquivo OFX baixado anteriormente e envie.
- O sistema fará a leitura automática do arquivo e realizará o cruzamento com os lançamentos financeiros registrados.
- Confira os apontamentos do sistema e, se necessário, faça os ajustes para conciliar os dados de maneira correta.
Esse procedimento traz agilidade para a rotina e permite que a conferência do extrato bancário seja feita em minutos. Afinal, para quem já passou horas cruzando informações manualmente, a automação é uma grande aliada.
O que analisar após a conciliação automática?
Mesmo com a automação integrando e cruzando 90% das informações, ainda assim é preciso manter atenção a alguns pontos:
- Verifique se há lançamentos pendentes que não constam no seu sistema, como tarifas, taxas ou estornos não programados.
- Confirme se os lançamentos automáticos batem com o que está registrado nos controles internos.
- Revise possíveis divergências, ajustando manualmente, se necessário, mas sem precisar fazer todo o trabalho manual.
Esse processo é fundamental para evitar erros futuros. Dicas e cuidados específicos podem ser encontrados em nosso artigo sobre 7 erros comuns na conciliação bancária automática e como evitar cada um deles.
Como o OFX se integra ao 77Gestão?
No 77Gestão, procuramos tornar a experiência do usuário o mais simples possível. O módulo de conciliação bancária lê os arquivos OFX de diferentes bancos, faz o cruzamento de informações e apresenta em tela as possíveis divergências, para que você possa rapidamente solucionar eventuais pendências.
A integração nativa do 77Gestão com gateways de pagamento e outros bancos permite centralizar toda a gestão financeira, facilitando o controle de recebimentos, lançamentos automáticos e o acompanhamento por relatórios detalhados. Veja mais sobre os benefícios práticos da integração entre ERP e gateways de pagamento.
Benefícios de automatizar para pequenas empresas
Para pequenas empresas, o tempo e o controle são recursos preciosos. A automação da conciliação bancária com uso do OFX traz benefícios como:
- Redução significativa do tempo gasto com rotinas burocráticas.
- Diminuição de retrabalho causado por erros de digitação.
- Visão clara do fluxo de caixa dentro do mesmo sistema de gestão.
- Facilidade em cumprir obrigações fiscais e tributárias com dados confiáveis.
- Mais agilidade para investir tempo em ações estratégicas, como vendas, relacionamento com clientes ou melhorias internas.
Se quiser saber mais sobre automação, sugerimos acessar nossa categoria de conteúdos sobre automação ou conferir informações detalhadas sobre finanças para pequenas empresas.
Dicas para manter o processo sempre eficiente
Com o passar do tempo, observamos que estas práticas ajudam na rotina:
- Baixe regularmente os arquivos OFX do seu banco para não acumular conciliações.
- Mantenha os lançamentos internos em dia: gastos com cartão, pagamentos, boletos e transferências.
- Programe alarmes ou avisos no sistema para lembrar de conciliar ou revisar lançamentos pendentes.
- Treine a equipe responsável para identificar lançamentos diferentes e registrar corretamente.
Conclusão
No contexto atual das pequenas empresas, usar o arquivo OFX e automatizar a conciliação bancária já não é mais um diferencial, mas um passo inteligente para o controle financeiro. Com ferramentas como o 77Gestão, você traz mais segurança, rapidez e transparência para sua empresa, facilitando o crescimento sustentável.
Se você sente que ainda perde tempo em tarefas manuais ou quer testar na prática como a automação financeira pode transformar a gestão do seu negócio, conheça melhor o sistema 77Gestão e veja como podemos ajudar a impulsionar sua rotina administrativa e financeira.
Perguntas frequentes sobre OFX e conciliação bancária automática
O que é arquivo OFX?
O arquivo OFX é um documento digital padrão utilizado para registrar e transferir as transações financeiras realizadas em contas bancárias. Ele pode ser exportado do internet banking e importado em sistemas de gestão financeira, reunindo informações como depósitos, pagamentos, tarifas e transferências.
Como funciona a conciliação bancária automática?
A conciliação bancária automática compara os lançamentos do sistema de gestão financeira com os registros extraídos do banco, via arquivo OFX. O sistema identifica diferenças e apontamentos a serem ajustados, indicando onde estão divergências entre banco e sistema. Esse processo é rápido, elimina o trabalho manual e reduz falhas.
Quais bancos aceitam OFX no Brasil?
A maioria dos principais bancos brasileiros já permite a exportação de extratos bancários em formato OFX. Entre eles, os grandes bancos tradicionais, assim como bancos digitais e cooperativas. É importante verificar no seu internet banking se existe a opção de exportar em OFX.
Vale a pena automatizar a conciliação bancária?
Sim, automatizar a conciliação bancária vale a pena porque elimina o retrabalho, reduz erros e libera tempo para tarefas realmente relevantes dentro de uma pequena empresa. Além disso, garante maior precisão nos dados financeiros e apoia decisões mais assertivas.
Como importar arquivos OFX no meu sistema?
O processo normalmente envolve baixar o arquivo OFX no internet banking do seu banco e, em seguida, acessar o seu sistema de gestão. Lá, escolha a opção de importar extrato bancário, selecione o arquivo no seu computador e envie para o sistema, como ensinamos neste artigo. Depois, basta conferir os apontamentos e finalizar a conciliação.
