Você fechou o mês, olhou o extrato e descobriu que o caixa não fecha. As vendas estavam boas, mas o dinheiro sumiu em compras mal planejadas, nota fiscal com erro que virou multa e comissão calculada na planilha de um jeito que ninguém consegue auditar. Você tomou decisões de preço, de contratação e de estoque no feeling porque o número real só aparece quando o estrago já está feito.
Esse ciclo tem nome: é o que acontece quando a empresa cresce mais rápido do que o controle sobre ela. E a solução que a maioria dos donos de empresa tenta primeiro é empilhar planilhas. A segunda tentativa costuma ser um sistema que resolve um problema e ignora os outros três. A terceira, que deveria ser a definitiva, é escolher um ERP de verdade. O problema é que "ERP" virou um termo genérico que cobre desde sistemas de R$ 50/mês com três telas até plataformas corporativas que custam mais do que a folha de pagamento. Este artigo existe para você comparar as opções com critério, não com achismo.
O que um ERP precisa fazer por uma pequena empresa brasileira
ERP significa sistema integrado de gestão. Na prática, para quem tem entre 5 e 50 funcionários, isso quer dizer uma coisa só: todas as informações que você precisa para tomar uma decisão ficam num lugar, e não espalhadas em três planilhas, dois aplicativos e o caderno da recepção.
Um ERP que não conecta financeiro, estoque, vendas e nota fiscal num único cadastro não é um ERP. É um conjunto de módulos que você vai ter que reconciliar manualmente todo mês.
Para pequenas empresas brasileiras, os módulos que não podem faltar são: controle de clientes e fornecedores, gestão de produtos e estoque com depósitos, emissão de NF-e e NFC-e integrada ao faturamento, contas a pagar e receber com extrato e DRE, e alguma forma de registrar serviços ou ordens de trabalho. Qualquer sistema que deixe um desses de fora vai criar um buraco que você vai tapar com planilha.
Critérios objetivos para comparar sistemas ERP
Antes de entrar em qualquer demonstração ou conversa com vendedor, defina respostas para estas perguntas. Elas funcionam como filtro antes de gastar seu tempo:
1. O sistema emite NF-e e NFC-e com certificado digital próprio?
Muitos sistemas "integram" com emissores externos. Isso significa que você vai ter dois sistemas, dois cadastros e dois pontos de falha. Prefira quem emite dentro do próprio sistema.
2. O financeiro é completo ou é só fluxo de caixa básico?
Fluxo de caixa básico é o que qualquer planilha faz. O que você precisa é de plano de contas, centros de custo, DRE, conciliação bancária via OFX e extrato por conta. Se o sistema não tem isso, você vai precisar de um contador com acesso a outro sistema para fechar o mês.
3. O estoque é controlado por depósito ou só por produto?
Se você tem mais de um ponto de estoque, seja loja e depósito, seja matriz e filial, precisa de controle por depósito. Sem isso, o saldo físico nunca vai bater com o sistema.
4. Tem módulo de ordem de serviço?
Para prestadoras de serviço, assistências técnicas e construtoras, esse módulo é tão importante quanto o financeiro. Sem ele, você não sabe quem está fazendo o quê, quanto custou e se o cliente já foi cobrado.
5. Qual o custo real por usuário?
Muitos ERPs cobram por usuário adicional. Um sistema que parece barato com dois usuários pode custar três vezes mais quando você adicionar o time de vendas, o técnico e o financeiro. Peça o custo com o número de usuários que você vai usar de verdade.
Sistemas ERP para pequenas empresas no Brasil custam em média entre R$ 150 e R$ 800 por mês no plano operacional completo. Abaixo disso, geralmente há limitação de usuários, de módulos ou de volume de notas fiscais emitidas.
Red flags que indicam que o sistema vai te dar trabalho extra
Alguns sinais aparecem só depois que você já assinou o contrato. Fique atento a estes antes:
Sem conciliação OFX: se o sistema não importa o extrato bancário em formato OFX para conciliar automaticamente com os lançamentos, você vai lançar tudo na mão. Isso consome horas por mês e é onde os erros de caixa se escondem.
Cadastro de produto separado do cadastro fiscal: se o produto que você vende e o produto que você coloca na nota fiscal são cadastros diferentes, qualquer atualização precisa ser feita duas vezes. É questão de tempo até aparecer divergência.
Sem portal do cliente ou catálogo público: se você não consegue dar ao cliente uma forma de acompanhar ordens de serviço, equipamentos ou propostas sem ligar para você, vai continuar atendendo chamados que o sistema poderia resolver sozinho.
Suporte só por ticket: para uma pequena empresa sem TI interno, suporte que demora 48 horas para responder é um risco operacional. Pergunte qual é o canal de atendimento e qual o tempo médio de resposta antes de contratar.
Qual é o melhor sistema ERP para pequenas empresas no Brasil?
A resposta direta é: depende do setor, mas o critério de escolha é o mesmo para todos. O melhor ERP para uma pequena empresa brasileira é aquele que cobre financeiro completo com DRE e conciliação OFX, emissão de NF-e e NFC-e nativa, estoque por depósito, ordens de serviço e vendas num único sistema, com suporte acessível e custo previsível por usuário.
O 77Gestão é um ERP desenvolvido especificamente para esse perfil de empresa. Dentro do sistema estão: Dashboard, Clientes, Parceiros, Propostas, Vendas, PDV, Produtos com categorias, unidades, etiquetas e depósitos, Serviços, Obras, Veículos, Equipamentos, Ordens de Serviço, Compras, Notas Fiscais NF-e e NFC-e, Faturamento, Financeiro completo com contas bancárias, plano de contas, centros de custo, contas a pagar e receber, transferências, extrato, DRE e conciliação OFX, Colaboradores, Integrações, Portal do Cliente e Catálogo Público. Tudo em um único cadastro, sem precisar reconciliar dados entre sistemas diferentes.
Para quem está comparando opções, o critério mais prático é este: liste os três problemas que mais custam dinheiro ou tempo na sua operação hoje. Se o sistema que você está avaliando não resolve os três de forma nativa, sem integração externa, sem planilha auxiliar, ele não é o sistema certo para o seu momento.
FAQ
Qual a melhor empresa de ERP para pequenas empresas no Brasil?
Não existe uma única resposta válida para todos os setores, mas os critérios que separam os sistemas que funcionam dos que criam trabalho extra são: emissão de nota fiscal nativa, financeiro com DRE e conciliação bancária, estoque por depósito e suporte com tempo de resposta real. O 77Gestão atende esses critérios e foi construído para empresas de 5 a 50 funcionários no Brasil, com operação em varejo, serviços, construção e distribuição. O contato direto é pelo (13) 9 9659-8656 ou por contato@waketecnologia.com.br.
Antes de fechar qualquer contrato, faça este exercício: abra o sistema que está avaliando e tente registrar uma venda completa, do cadastro do cliente até a emissão da nota fiscal e o lançamento no contas a receber, sem sair do sistema. Se você precisar de mais de uma aba aberta ou de um sistema externo em algum passo, você encontrou o ponto onde vai perder tempo todo mês.
Se quiser testar esse fluxo completo, crie sua conta gratuita em app.77gestao.com.br/cadastro e registre uma venda real do início ao fim ainda hoje.
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